Dataskyddsbeskrivning

Dataskyddsbeskrivning för Oskar Öflunds Stiftelses ansöknings- och stipendieregister

 

1 Personuppgiftsansvarig

Oskar Öflunds Stiftelse sr (1098931-8)

PB 383, 00101 Helsingfors, Finland

2 Kontaktperson i registerärenden

Sekreterare Tomas Lodenius

Se kontaktuppgifter

3 Registrets namn

Oskar Öflunds Stiftelses ansöknings- och stipendieregister

4 Den rättsliga grunden för och ändamålen med personuppgiftsbehandlingen

Stiftelsens ändamål är att stöda inhemsk allmännyttig verksamhet genom att utdela pris och stipendier åt personer och samfund som verkar inom vetenskapens och kulturens olika områden. All behandling av personuppgifter inom stiftelsen sker för att främja detta ändamål. Stiftelsen kan också behandla personuppgifter för att granska och utveckla stiftelsens verksamhet och för att följa lagstiftningens krav.

Personuppgiftsbehandlingen baserar sig i allmänhet på stiftelsens berättigade intresse, men den rättsliga grunden kan även vara samtycke, avtal eller rättslig förpliktelse som åligger stiftelsen. Endast de personuppgifter som behövs för ändamålet behandlas och personuppgiftsbehandlingen motiveras av sambandet mellan stiftelsen och sökanden. Utan nedan nämnd information kan stiftelsen inte möjliggöra inloggning till ansökningssystemet, ta emot och behandla ansökningar, erbjuda stöd, kontakta sökanden eller dela ut understöd.

5 Registrets informationsinnehåll

I registret ingår uppgifter som ges i samband med stipendieansökningarna som namn, titel eller yrke, kontaktuppgifter (adress, telefonnummer och e-postadress), födelsedatum, ansökningsgrupp, ansökningsändamål, eventuell arbetsgrupp, eventuella gruppmedlemmar, ansökt belopp, ansökningstidpunkt, av stiftelsen tidigare beviljade stipendier, sökandens examina och vitsord, rekommendationer, kommunikationsspråk samt eventuella andra handlingar och uppgifter som sökanden bifogat sin ansökan.

I registret ingår även uppgifter som ges, uppstår och/eller krävs i anknytning till utbetalningen av beviljade understöd som bankförbindelse, personnummer, understödets belopp, utbetalningsdag, verifikatnummer och förklaring. Därtill kan information om eventuella ändringar eller återtagande av understödet, information om meddelanden till myndigheterna, samt stipendiemottagarens redovisning gällande det understödda ändamålet behandlas. Personnummer behandlas vid utbetalning av stipendier då det förutsätts av skattelagstiftning och annan lagstiftning.

6 Informationskällor

Uppgifterna i registret insamlas i huvudsak från sökanden själv i samband med stipendieansökan eller kompletteringar till denna samt från rekommendationsgivare som sökanden anlitat.

7 Överlämning av uppgifter och överföring av uppgifter utanför EU/EES

Personuppgifter kan lämnas ut till stiftelsens leverantörer och andra personuppgiftsbiträden eller till andra parter som behöver ta del av dem på grund av en uppgift av allmänt intresse eller på grund av en rättslig förpliktelse som stiftelsen har. Uppgifter över utbetalda stipendier utlämnas bland annat till Skatteverket och till Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt. Vid överföring till annan part vidtar stiftelsen rimliga juridiska, organisatoriska och tekniska åtgärder som krävs för att skydda personuppgifterna på lämpligt sätt.

Uppgifter över stipendiemottagares namn, titel, ansökningsgrupp, belopp och ändamål publiceras på stiftelsens webbplats samt i stiftelsens verksamhetsberättelse. Avslag publiceras inte. Publiceringen görs i syfte att upprätthålla ett allmänt förtroende för stiftelseverksamheten samt för att undvika överlappande stipendier för specifika ändamål.

Stiftelsen överför i huvudsak inte personuppgifter som ingår i registret till tredje land utanför EU/EES. Om det ändå sker i något fall så vidtar stiftelsen rimliga juridiska, organisatoriska och tekniska åtgärder för att uppnå en adekvat skyddsnivå för personuppgifterna.

När de leverantörer som stiftelsen anlitar tillåts att överföra personuppgifter till ett underbiträde utanför EU/EES, vidtar parterna lämpliga skyddsåtgärder för överföringarna i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

8 Skydd och lagring av uppgifter

Stiftelsen ser till att behandlingen av personuppgifter skyddas av lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Åtgärderna ska garantera en säkerhetsnivå som är lämplig i förhållandet till risken med behandlingen. Säkerhetsaspekterna innefattar konfidentialitet, tillgänglighet och ett adekvat tekniskt skydd.

Kontakten till det elektroniska ansökningssystemet är skyddad med SSL-kryptering. Endast webbtjänstens leverantör, stiftelsens styrelsemedlemmar, funktionärer och experter har tillgång till de uppgifter som ingår i registret och tillgången förutsätter användaridentifikation och lösenord. Serveranordningarna är placerade i ett åtkomstkontrollerat datacenter med 24h bevakning, brandvarnare, automatisk alarmöverföring, släckningssystem och reservelsystem.

Utskrivet skriftligt material och annat fysiskt registerinnehåll förvaras i låsta utrymmen.

Stiftelsen använder personuppgifterna så länge som stiftelsen behöver dem för det givna ändamålet, eller så länge som krävs i lag. När personuppgifterna inte längre behövs så kommer de antingen att raderas eller arkiveras i stiftelsens arkiv, om det finns grund för arkivering. Det arkiverade materialet sparas i huvudsak för all framtid.

9 De registrerades rättigheter

De registrerade har, av skäl som hänför sig till den registrerades specifika situation, rätt att göra invändningar mot behandlingen av personuppgifter. I samband med att sådan invändning framförs ska den registrerade precisera den specifika situationen som ligger som grund för invändningen.

De registrerade har rätt att få tillgång till de personuppgifter som berör dem själva och som finns lagrade i personregistret. I dessa frågor ombeds den registrerade lämna in en specificerad begäran till den kontaktperson som nämns ovan under punkt 2. Kontrollen är avgiftsfri då den sker högst en gång om året. Stiftelsen skyddar ändå utvärderarnas och eventuella sakkunnigas integritet och lämnar inte ut utlåtanden som gäller ansökningarna.

Sökanden har även rätt att kräva att felaktigheter i uppgifterna rättas och/eller att uppgifter raderas, och kan även i övrigt vädja till rättigheter som ges honom/henne under tillämplig personuppgiftslagstiftning. Rätten att kräva radering kan föreligga om den registrerade motsätter sig behandlingen och det inte finns någon rättslig grund för fortsatt behandling av uppgifterna, eller om behandlingen av uppgifter sker i strid med lag. I många fall är stiftelsen ändå i enlighet med tillämplig lagstiftning skyldig att förvara personuppgifterna för att till exempel fullgöra en rättslig skyldighet.

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till övervakningsmyndigheten ifall denna anser att personuppgiftsbehandlingen strider mot tillämplig dataskyddslagstiftning.

10 Kontakter i registerärenden

Alla kontakter och förfrågningar gällande denna beskrivning ska inlämnas i skriftlig form eller personligen till kontaktpersonen nämnd under punkt 2.