Tietosuojaseloste

Oskar Öflunds Stiftelse sr:n tietosuojaseloste

Hakemusten käsittely säätiön sähköisessä apurahajärjestelmässä muodostaa henkilötietolainsäädännössä tarkoitetun rekisterin.

Rekisterinpitäjä on Oskar Öflunds Stiftelse sr. Yhteyshenkilönä toimii sihteeri Tomas Lodenius, katso yhteystiedot.

Kerättäviä henkilötietoja käytetään apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittelyyn.

Rekisteriin talletetaan apurahahakemuksissa annetut tiedot sekä myönnettyjen apurahojen maksatukseen liittyvät tiedot (pankkiyhteys, henkilötunnus, apurahan määrä, maksatuspäivä, tositenumero ja selite). Henkilötunnus rekisteröidään Verohallinnon valvonta-aineiston sekä Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle lähetettävän aineiston toimittamista varten.  Hakuprosessin yhteydessä annetut tiedot sisältävät hakijan nimi, arvo tai ammatti, yhteystiedot, syntymäaika ja/tai henkilötunnus, hakuryhmä, haetun apurahan käyttötarkoitus, mahdollisen työryhmän jäsenten nimet, haetun apurahan suuruus ja hakemisaika, säätiön aikaisemmin myöntämät apurahat, hakijan suorittamat tutkinnot ja arvosanat, suositukset, pankkitili sekä mahdolliset muut hakijan toimittamat asiakirjat ja tiedot.

Tietoja säilytetään rahoitusta saaneen hankkeen jatkumisen ajan sekä sen jälkeen siihen asti, kunnes tiedot eivät ole enää rekisterinpitäjän toiminnan seurannan ja arvioinnin kannalta tarpeellisia.

Yhteys verkkopalveluun on suojattu SSL-tekniikalla. Annetuista tiedoista palvelimelle syntyvään henkilötietorekisteriin on pääsy vain nimetyillä ylläpitäjillä, säätiön hallituksen jäsenillä, toimihenkilöillä ja asiantuntijoilla, ja pääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista. Palvelinlaitteet on sijoitettu pääsyvalvottuun palvelinkeskukseen, jossa on 24 h valvonta, paloilmoitinjärjestelmä, automaattinen ilmoituksensiirto, sammutusjärjestelmä ja katkoton varavoimajärjestelmä.

Tulostettu kirjallinen aineisto tai muu fyysinen rekisterimateriaali säilytetään lukituissa tiloissa.

Tieto maksetuista apurahoista luovutetaan Verohallinnolle ja Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle koneellisesti. Myönnettyjen apurahojen saajat, määrät ja käyttötarkoitukset julkaistaan säätiön verkkosivuilla.

Apurahanhakijalla on oikeus saada tarkistaa itseään koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua sekä oikeus muutoinkin turvautua henkilötietolainsäädännössä turvattuihin oikeuksiinsa. Asiaa koskevat pyynnöt osoitetaan edellä mainitulle yhteyshenkilölle. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna.