Oskar Öflunds Stiftelse sr:n hakemus- ja apuraharekisterin tietosuojaseloste 

​

1 Rekisterinpitäjä

​

Oskar Öflunds Stiftelse sr (Y-tunnus 1098931-8)

​

Eerikinkatu 15–17 D 52, 00100 Helsinki, Suomi

​

2 Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

 

Sihteeri Tomas Lodenius

​

Ks. yhteystiedot

 

3 Rekisterin nimi

​

Oskar Öflunds Stiftelse sr:n hakemus- ja apuraharekisteri

​

4 Käsittelyn oikeusperusteet ja tarkoitus

​

Henkilötietoja käsitellään apurahasäätiön toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi. Säätiö käsittelee apurahanhakijoiden henkilötietoa seuraavilla perusteilla ja seuraaviin tarkempiin tarkoituksiin:

​

Oikeutettu etu: Sähköisen apurahajärjestelmän kautta lähetetyt tiedot, hakemusten arvioinnin aikana syntyneet tiedot, apurahan maksatusta varten kerättävät tiedot sekä apurahan käyttöä koskevat tiedot käsitellään oikeutetun edun perusteella. Henkilötietojen käsittely perustuu säätiön ja hakijan väliseen yhteyteen. Säätiö on määrittänyt sähköisessä hakujärjestelmässä kerättäväksi vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia hakemusten arvioinnissa, apurahapäätösten tekemisessä ja apurahojen maksamisessa. Ilman edellä mainittuja tietoja säätiö ei voi palvella apurajan hakijaa hakijan pyynnön mukaisesti, mahdollistaa kirjautumista hakijan tilille, tarjota teknistä tukea, pitää yhteyttä hakijaan hakemukseen liittyvissä asioissa, käsitellä ja arvioida hakemuksia, jakaa ja maksaa apurahoja tai seurata maksatuksia. Säätiö voi myös käsitellä tietoja viranomaisraportointia varten, väärinkäytösten estämiseen ja selvittämiseen, toiminnan seurannan mahdollistamiseksi ja kehittämiseksi sekä apurahajärjestelmän käytön analysointiin ja tilastointiin. Hakija voi vastustaa käsittelyä erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.

​

Yleinen etu: Apurahan saajan nimen ja nimikkeen sekä myönnetyn apurahan tarkoituksen ja suuruuden julkaiseminen säätiön verkkosivuilla perustuu yleiseen etuun. Yhteiskunnan intressissä on saada avointa tietoa siitä, mihin säätiö omaisuuttaan käyttää. Lisäksi säätiö voi käsitellä rekisteriin sisältyviä tietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, kun käsittely on tarpeen tieteellistä tai historiallista tutkimusta taikka tilastointia varten ja se on oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen nähden.

​

Suostumus: Säätiö pyytää verkkosivunsa käyttäjältä suostumuksen evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden hyödyntämiseen. Verkkosivun käyttäjä voi milloin tahansa muuttaa tai peruttaa suostumustaan. Lisäksi säätiö voi apurahanhakijan suostumuksella käsitellä myös muita säätiön ja hakijan väliseen yhteyteen liittyviä henkilötietoja.

​

Lakisääteinen velvoite: Kun säätiö on velvoitettu käsittelemään joitakin apurahan saajan henkilötietoja noudattaakseen kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä, perustuu niissä tapauksissa käsittely lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

​

5 Rekisterin tietosisältö

​

Säätiö käsittele rekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

​

• Hakijana toimivan luonnollisen henkilön perustiedot, kuten nimi, nimike tai ammatti, syntymäaika, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero

• Hakijana toimivan työryhmän yhteyshenkilön ja muiden jäsenten perustiedot

• Hakijana toimivan yhdistyksen tai muun yhteisön perustiedot, kuten nimi, y-tunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja yhteyshenkilö perustietoineen

• Apurahasäätiön ja apurahanhakijan asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten hakemusryhmä, haetun apurahan käyttötarkoitus, haetun apurahan suuruus, hakemuksen jättöaika, säätiön aiemmin myöntämät apurahat, hakijan tutkinnot ja arvosanat, suositukset, asiointikieli, sekä mahdolliset muut asiakirjat ja tiedot, jotka hakija on liittänyt hakemukseensa, kuten työsuunnitelmat, tutkintotodistukset, ansioluettelot, portfoliot ja toimintakertomukset

• Tietoja koskien verkkosivuilla vierailevan henkilön tietoliikenneyhteyttä ja päätelaitetta, kuten IP-osoite, laitetunnus sekä evästetieto

• Tiedot verkkopalveluun kirjautumisesta, tapahtuma- ja käyttäjäanalyysitiedot

• Hakijan suostumuksella muita tietoja

 

Rekisteri sisältää myös tietoja, jotka annetaan tai tarvitaan myönnettyjen apurahojen maksamiseksi tai aiheutuvat tästä, kuten:

 

• pankkiyhteys ja henkilötunnus (apurahansaajia pyydetään ilmoittamaan henkilötunnuksensa sekä pankkitilinsä apurahan maksua varten apurahailmoitusten yhteydessä; henkilötunnus pyydetään vero- ja muun lainsäädännön näin edellyttäessä)

• apurahan suuruus, maksupäivä, maksutositteen numero ja selitys

 

Apurahojen myöntämisen jälkeen rekisterissä voidaan lisäksi käsitellä:

​

• tietoa apurahan mahdollisista muutoksista tai peruutuksista

• tietoja viranomaisraportoinnista

• apurahan vastaanottajan toimittamia tietoja apurahan käytöstä

 

6 Käytetyt tietolähteet

​

Rekisteriin sisältyvät tiedot kerätään pääasiassa apurahanhakijalta itse (tai hakijan yhteyshenkilöltä) apurahahakemuksen tai sitä koskevan täydennyksen yhteydessä. Lisäksi lausuntojen tiedot saadaan luottamuksellisina lausunnonantajilta hakijan pyynnöstä. Aiemmin myönnettyjen apurahojen tietoja saadaan lisäksi säätiön apurahajärjestelmästä. Tietoja voidaan myös kerätä henkilön vierailleissa säätiön verkkosivuilla ja sähköisessä apurahajärjestelmässä.

 

7 Tietojen luovutukset ja tietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille säätiötä koskevien oikeudellisten velvoitteiden mukaisesti sekä muille tahoille, jotka tarvitsevat henkilötietoja yleisen edun vuoksi. Maksettuja apurahoja koskevat tiedot luovutetaan Verohallinnolle ja Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle (Mela).

 

Henkilötietoja voidaan siirtää säätiön käyttämille palveluntarjoajille ja muille henkilötietojen alikäsittelijöille. Tietojen siirron yhteydessä säätiö toteuttaa kohtuulliset oikeudelliset, organisatoriset ja tekniset toimenpiteet henkilötietojen suojelemiseksi asianmukaisella tavalla.

 

Apurahansaajia ja apurahoja koskevia tietoja (hakijan nimi ja nimike/ammatti, apurahan suuruus sekä apurahan tarkoitus) julkaistaan ​​säätiön verkkosivuilla ja säätiön toimintakertomuksessa. Hylättyjä hakemuksia koskevia tietoja ei julkaista. Julkaisemisen tarkoituksena on ylläpitää yleistä luottamusta säätiön toimintaa kohtaan ja välttää päällekkäisiä apurahoja samoihin tarkoituksiin.

 

Säätiö ei lähtökohtaisesti siirrä apurahahakemuksiin liitettyjä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolisiin maihin. Säätiön tukipalveluihin (esim. taloushallinto, verkkosivut ja sähköposti) käyttämät palveluntarjoajat voivat kuitenkin siirtää henkilötietoja IT-ympäristöihin, jotka sijaitsevat EU/ETA-alueen ulkopuolella. Säätiö sekä säätiön käyttämät palveluntarjoajat huolehtivat siinä tapauksessa siirrettävien henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

​

8 Tietojen suojaaminen

​

Henkilötiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa, jotka ovat asianmukaisesti suojattuja ja joihin pääsevät käsiksi ainoastaan ennalta määritellyt henkilöt. Yhteys verkkopalveluun on suojattu SSL-tekniikalla.

​

Apurahajärjestelmän tietokantaan on pääsy vain nimetyillä ylläpitäjillä, säätiön hallituksen jäsenillä, toimihenkilöillä ja asiantuntijoilla. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään.

​

Tulostettu kirjallinen aineisto ja muu fyysinen rekisterin sisältö säilytetään lukituissa tiloissa.

​

9 Tietojen säilytysaika

​

A. Hylättyjen apurahahakemusten tiedot

​

• Sähköinen apurahahakemus liitetietoineen säilytetään kaksi (2) vuotta hakemusvuoden lopusta alkaen 

• Hakijan nimi, nimike/ammatti, haetun apurahan tarkoitus ja suuruus säilytetään pysyvästi osana hallituksen kokousmateriaalia

​

Apurahanhakijoiden tietojen säilyttämisen perusteena on säätiön tehtävien toteuttaminen, erityisesti hakijoiden palvelu, hakemusten arviointi ja niiden seuranta. Säilytysajan päättymisen jälkeen tiedot poistetaan. Hallituksen kokousmateriaaliin liittyvät tiedot säilytetään säätiön tehtävien toteuttamiseksi, arkistointi-, tilastointi- ja yleishyödyllistä tutkimustarkoitusta varten sekä valvonnallisten syiden vuoksi.

​

B. Apurahan saaneiden henkilöiden tiedot

​

• Sähköinen apurahahakemus liitetietoineen säilytetään kymmenen (10) vuotta apurahan myöntämisvuoden lopusta alkaen 

• Tilinumero ja henkilötunnus säilytetään sähköisessä apurahajärjestelmässä kaksi (2) vuotta apurahan myöntämisvuoden lopusta alkaen

• Apurahan saajan nimi, nimike/ammatti, myönnetyn apurahan tarkoitus ja suuruus säilytetään pysyvästi osana hallituksen kokousmateriaalia ja säätiön toimintakertomusta, sekä viisi (5) vuotta säätiön verkkosivuilla

​

Apurahan saaneiden hakijoiden hakemustietojen säilyttämisen perusteena on säätiön tehtävien toteuttaminen, erityisesti kirjanpitoaineiston säilytysvelvollisuus, hakijoiden palvelu, hakemusten arviointi, monivuotisten hankkeiden rahoitus, apurahojen käytön seuranta, toiminnan seuranta sekä valvonta. Säilytysajan päättymisen jälkeen tiedot poistetaan. Pysyvästi säilytettävät tiedot säilytetään säätiön tehtävien toteuttamiseksi, erityisetsi arkistointi-, tilastointi-, historiikki- ja yleishyödyllistä tutkimustarkoitusta varten sekä yleisen edun vuoksi (säätiöiden nauttiman luottamuksen varjeleminen).

​

10 Rekisteröidyn oikeudet

​

Rekisteriin merkityllä henkilöllä on tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus tarkastaa rekisteriin talletetut tietonsa ja oikeus vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisemista tai poistamista.

​

Kaikki rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt pyydetään lähettämään yksilöityinä ja kirjallisesti säätiön edellä kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Tarkastus on maksuton, jos pyyntö esitetään korkeintaan kerran vuodessa. Rekisteröidyllä ei kuitenkaan ole oikeutta saada tietoa lausunnonantajien suoraan lähettämien lausuntojen sisällöstä eikä hakemuksia arvioivien asiantuntijoiden tai hallitusten jäsenten arviointimuistiinpanoista. Tietojen luottamuksellisuudella suojataan lausunnonantajan ja hakemusten arvioijan yksityisyyttä ja varmistetaan lausunnon ja arviointimuistiinpanojen arvo rekisterinpitäjälle.

​

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, kun tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Tätä koskevan pyynnön yhteydessä rekisteröidyn kuuluu yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen käsittelyä vastustetaan. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus, kun säätiö käsittelee tietoja suostumuksen perusteella. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta sellaisen käsittelyn laillisuuteen, joka tehtiin ennen suostumuksen peruuttamista.

 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojen poistamista, jos hän vastustaa tietojen käsittelyä eikä oikeudellista perustaa tietojen käsittelylle enää ole, tai jos tietoja käsitellään lain vastaisesti. Säätiö voi kuitenkin joissakin tapauksissa olla lain mukaan velvollinen säilyttämään henkilötietoja.

 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietoja käsitellään sovellettavan tietosuojalainsäädännön vastaisella tavalla.

​

11 Muutokset selosteeseen ja evästekäytäntöön

​

Säätiö varaa oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta sekä evästekäytäntöään. Päivitetty versio tietosuojaselosteesta ja evästekäytännöstä julkaistaan säätiön verkkosivuilla. Säätiö suosittelee rekisteröidylle, että hän käy säännöllisesti säätiön verkkosivuilla tutustumassa viimeisimpään versioon säätiön tietosuojaselosteesta ja evästekäytännöstä.

​

12 Yhteydenotot rekisteriasioissa

​

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

​

​

EVÄSTEKÄYTÄNTÖ

​

Tämä sivusto käyttää evästeitä.

​

• Käytämme evästeitä tarjoamamme sisällön räätälöimiseen, ominaisuuksien tukemiseen ja kävijämäärämme analysoimiseen. Lisäksi jaamme verkkosivustopalveuita tarjoaville yhteistyökumppaneillemme tietoja siitä, miten käytät sivustoamme. Kumppanimme voivat yhdistää näitä tietoja muihin tietoihin, joita olet antanut heille tai joita on kerätty, kun olet käyttänyt heidän palvelujaan.

​

• Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita sivustot voivat käyttää tehdäkseen käyttäjäkokemuksesta tehokkaamman. Lisätietojen saamiseksi ks. https://www.allaboutcookies.org/. Tämä sivusto käyttää erityyppisiä evästeitä. Jotkut evästeet ovat sivuillamme esiintyvien kolmansien osapuolten palveluiden asettamia. Lain mukaan voimme tallentaa evästeitä laitteellesi, mikäli se on tarpeellista sivuston toiminnan kannalta. Tarvitsemme suostumuksesi evästeiden käyttämiseksi muihin tarkoituksiin.  Voit muuttaa tai peruuttaa suostumuksesi verkkosivustollamme. Lue tietosuojaselosteestamme lisää siitä keitä olemme, miten voit ottaa meihin yhteyttä ja miten käsittelemme henkilötietojasi.

​

Evästeilmoitus (viimeisimmät tiedot löydät evästeitä koskevasta ponnahdusikkunasta):

​

Välttämätön

​

• Välttämättömät evästeet auttavat tekemään verkkosivustosta toimivan sallimalla perustoimintoja kuten sivulla siirtymisen ja sivuston suojattujen alueiden käytön. Verkkosivusto ei toimi kunnolla ilman näitä evästeitä.

​

Nimi CookieConsent

Liikkeeseenlaskija Cookiebot

Tarkoitus Indikerar medgivande för cookies.

Päättyy 1 år

Tyyppi HTTP 

​

Nimi bSession

Liikkeeseenlaskija Wix.com

Tarkoitus Registers which server-cluster is serving the visitor. This is used in context with load balancing, in order to optimize user experience.

Päättyy 1 dag

Tyyppi HTTP 

​

Nimi hs

Liikkeeseenlaskija www.oskaroflund.fi

Tarkoitus Ensures visitor browsing-security by preventing cross-site request forgery. This cookie is essential for the security of the website and visitor.

Päättyy Session

Tyyppi HTTP 

​

Nimi ssr-caching

Liikkeeseenlaskija www.oskaroflund.fi

Tarkoitus This cookie is necessary for the cache function. A cache is used by the website to optimize the response time between the visitor and the website. The cache is usually stored on the visitor’s browser.

Päättyy 1 dag

Tyyppi HTTP 

​

Nimi XSRF-TOKEN

Liikkeeseenlaskija www.oskaroflund.fi

Tarkoitus Ensures visitor browsing-security by preventing cross-site request forgery. This cookie is essential for the security of the website and visitor.

Päättyy Session

Tyyppi HTTP 

​

Nimi TS#

Liikkeeseenlaskija www.oskaroflund.fi

Tarkoitus Väntande

Päättyy Session

Tyyppi HTTP

​

Tilastot

​

• Tilastosevästeet auttavat verkkosivuston omistajaa ymmärtämään, kuinka kävijät ovat vuorovaikutuksessa verkkosivustojen kanssa keräämällä ja ilmoittamalla tietoja nimettömästi.

​

Nimi fedops.logger.sessionId

Liikkeeseenlaskija Wix.com

Tarkoitus Registers statistical data on users' behaviour on the website. Used for internal analytics by the website operator.

Päättyy Persistent

Tyyppi HTML 

​

Markkinointi

​

• Markkinointievästeitä käytetään verkkosivustojen kävijöiden seuraamiseen. Tarkoitus on näyttää mainoksia, jotka ovat osuvia ja houkuttelevia yksittäisille käyttäjille ja siten arvokkaampia julkaisijoille ja kolmansien osapuolten mainostajille.

​

Nimi svSession

Liikkeeseenlaskija www.oskaroflund.fi

Tarkoitus Tracks a visitor across all wix.com sites. The information collected can be used to make advertisement more relevant for the visitor.

Päättyy 2 år

Tyyppi HTTP 

​

Luokittelematon

​

• Luokittelemattomat evästeet ovat evästeitä, jotka luokitellaan yhdessä yksittäisten evästeiden myöntäjien kanssa.

​

Nimi platform-viewer

Liikkeeseenlaskija Wix.com

Tarkoitus Väntande.

Päättyy Session

Tyyppi Pixel

​

Nimi fedops.logger.defaultOverrides

Liikeeseenlaskija www.oskaroflund.fi

Tarkoitus Väntande.

Päättyy 1 dag

Tyyppi HTTP